Calendario
La funzione Calendario permette di gestire Eventi su uno o più Calendari Aziendali, da condividere o meno con altri Utenti e di gestire un Calendario Personale accessibile solo dall’utente e non condivisibile con altri.
Il calendario non ha limiti temporali e si può visualizzare su base giornaliera, per settimana lavorativa (5 giorni), per intera settimana o su base mensile.
Calendario Personale
Ogni Utente connesso all’account ha un proprio Calendario Personale che viene creato in automatico dal sistema ed è denominato “Calendario nome_utente” (nell’esempio mostrato nella figura precedente il Calendario Personale è denominato “Calendario John”) in cui può inserire gli Eventi: i singoli calendari aziendali e gli eventi in essi contenuti sono visibili dall’Utente Proprietario dell’account solo nel caso in cui siano stati condivisi.
Il Calendario Personale è condivisibile con altri Utenti: basta cliccare sulla matita accanto al nome del proprio calendario aziendale.
Con il click si apre una scheda (come quella mostrata in figura) e con Seleziona tutti gli Utenti è possibile selezionare i nomi degli utenti con cui condividere il calendario (ad esempio perché componenti dello stesso team di lavoro o team di progetto).
I calendari aziendali (e gli eventi collegati) sono modificabili e cancellabili soltanto dall’Utente che li ha creati: gli utenti con i quali il calendario è stato condiviso possono, tuttavia, inserire un nuovo Evento.
E’ possibile inserire nuovi Calendari Aziendali ed associare loro nuovi Eventi, attraverso i pulsanti per creare un nuovo calendario o un nuovo evento occorre utilizzare i pulsanti Aggiungi Evento e Aggiungi Calendario presenti sulla barra laterale destra (è possibile creare un evento anche direttamente dal calendario, cliccando sul giorno e sull’orario prescelti).
I Calendari Aziendali, inoltre, sono integrati con la nuova funzionalità CRM (Customer Relationship Management). Un utente può creare una Attività all’interno della gestione CRM e invitare dei partecipanti che vedono la schedulazione dell’attività sul loro Calendario Personale. Chi crea l’Attività può anche indicare un soggetto assegnatario come responsabile dell’intera attività. Sia il responsabile che l’utente che ha creato l’Attività, possono modificare e cancellare l’evento dal Calendario Aziendale. I partecipanti, invece, possono farlo solo sul loro CRM (anche sulla App per smartphone iOS e Android).
L’assegnatario vede sulla barra delle Attività Personali il nuovo Task creato (e di cui è il responsabile) anche con l’indicazione proveniente dalla gestione CRM.
Calendario e Progetti
Il Calendario di Giobby è integrato con la sezione Progetti ed è possibile creare tanti Calendari quanti sono i Progetti inseriti in modo da avere chiarezza sul workplan di ogni progetto aziendale.
Cliccando sulla matita accanto ad una attività di progetto, si apre al scheda di modifica come mostrato dalle due figure in sequenza.
La creazione di un nuovo Progetto crea automaticamente un calendario dedicato (visualizzabile all’occorrenza inserendone la spunta) e crea Eventi al suo interno con il nome della singola attività.
Gli utenti autorizzati a visualizzare il Calendario e l’Evento si inseriscono, rispettivamente, nel Progetto e nell’Attività (in ogni caso l’Utente Proprietario dell’account visualizza sempre tutti i dati presenti).
Calendario e Risorse
È inoltre possibile indicare anche le Risorse (aule, macchinari, attrezzatura, ecc.) di cui si necessita per lo svolgimento della prevista attività in calendario, così come evidenziato nella figura che segue.
Si precisa che la codifica delle citate risorse di progetto deve essere effettuata nella sezione Impostazioni – Altro – Risorse (di seguito, il percorso da seguire all’interno di Giobby)
Questa che segue è la schermata per la codifica delle Risorse (Aggiungi, Modifica, Elimina, Esporta)
Attività Personali
Il pannello delle Attività Personali permette al singolo utente connesso di inserire e gestire Eventi personali, senza possibilità di condivisione con altri utenti. Le Attività Personali riepilogano le singole attività da svolgere, con la possibilità di eliminarle progressivamente dopo averle eseguite o cancellarle definitivamente. Si possono creare attività personali anche utilizzando lo spazio dedicato in basso nel box denominato, Aggiungi una nuova attività.